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Stadtkasse: Stellungnahme der Stadt Klagenfurt zum Prüfbericht Landesrechnungshof

Stellungnahme der Stadt Klagenfurt zum Prüfbericht Landesrechnungshof. Foto: Mein Klagenfurt/Archiv

Stadtkasse: „Missstände beseitigt – Maßnahmen eingeleitet – Konsequenzen gezogen“. Umfassende Stellungnahme der Stadt transparent im Internet veröffentlicht.

Nachdem der Landesrechnungshof heute seinen Bericht zur Stadtkasse der Landeshauptstadt Klagenfurt am Wörthersee zugestellt hat, veröffentlicht die Stadt ihre Stellungnahme dazu transparent und für jedermann zugänglich auf ihrer Homepage.

Die Ergebnisse des Landesrechnungshofes sind in wesentlichen Teilen mit den Feststellungen der Stadt, den Ergebnissen der forensischen Untersuchung und dem Prüfbericht der KPMG deckungsgleich.

Die Bürgermeisterin hält in einer ersten Reaktion zum Bericht fest: „Unmittelbar nach Bekanntwerden der über 22 Jahre dauernden Unregelmäßigkeiten haben wir in der Stadt entsprechende Maßnahmen eingeleitet, dass derartige Vorfälle nicht mehr vorkommen können und umfassende Konsequenzen gezogen.“

Das Thema Internes Kontrollsystem begleitet die Stadt Klagenfurt seit vielen Jahren. So wurde bereits im Jahr 2007 mit Erlass des damaligen Bürgermeisters Dkfm. Harald Scheucher die Geschäftseinteilung des Magistrates dahingehend geändert, dass eine Stabsstelle Public Management (PUMA) eingerichtet wurde. Im März 2009 wurde in einer Dienstanweisung festgelegt, dass die Abteilungen der Stabsstelle PUMA sowie dem Kontrollamt einen Jahresbericht über das abgelaufene Rechnungsjahr vorzulegen haben. In dem für diesen Jahresbericht gemeinsam mit dem Kontrollamt entwickelten Formular war auch ein Punkt „Internes Kontrollsystem“ von der jeweiligen Abteilung auszufüllen. Die Stadt nahm damit damals eine Vorreiterposition im öffentlichen Sektor ein.

Mit Erlass des früheren Bürgermeisters Christian Scheider wurde im Oktober 2010 jedoch die Stabsstelle Public Management aufgelöst.

Schon vor der Angelobung des neu gewählten Gemeinderates wurde mir als gewählte Bürgermeisterin mit Schreiben vom 18. März 2015 ein Beschluss des Kärntner Landtages vom 5. Februar 2015 mit der Aufforderung zugestellt, innerhalb von drei Monaten Gegensteuerungsmaßnahmen mitzuteilen, um hin künftig einer stabilitätskonformen Haushaltsbewirtschaftung zu entsprechen, stellt Mathiaschitz fest. „Am Beginn meiner Amtszeit als Bürgermeisterin haben wir uns daher mit dem Magistratsdirektor dahingehend verständigt, dass aufgrund der prekären Finanzlage der Stadt selbstredend der nachhaltigen Haushaltskonsolidierung oberste Priorität zukommt“, so die Bürgermeisterin.

Die Voranschlags- und Rechnungsabschlussverordnung stammt aus dem Jahr 2015, sie wurde in der Folge novelliert und das Inkrafttreten auf das Kalenderjahr 2020 verschoben. Die Landeshauptstadt Klagenfurt am Wörthersee war eine von drei Mustergemeinden für diese neue VRV und es wurden sowohl ein Mustervoranschlag als auch ein Musterrechnungsabschluss erstellt.

In der gleichen Zeit wurde das zentrale Rechnungswesen auf neue Beine gestellt und ausgabenseitig auf einen digitalen Workflow umgestellt. Für das Finanzjahr 2020 wurde erstmals der Voranschlag nach der neuen Voranschlagsund Rechnungsabschlussverordnung (VRV 2015) und mit einem neuen Programm bei gleichzeitigem überraschendem Ausfall des Abteilungsleiters Finanzen erstellt.

Der Finanzausschuss hat am 19. Oktober und der Stadtsenat am 21. Oktober 2020 die Haushaltsordnung NEU vorberaten und der Gemeinderat am 29. Oktober 2020 zum Beschluss erhoben. Diese neue Haushaltsordnung wurde gemeinsam mit den betroffenen Abteilungen Rechnungswesen und Finanzen sowie dem Kontrollamt unter Einbindung einer externen Beratung erstellt.

Seitens dieser externen Beratung gibt es eine Bestätigung, dass die vorliegende Haushaltsordnung im Einklang mit den Anforderungen des Klagenfurter Stadtrechtes und der VRV 2015 steht. In der Folge wird auf dieser Basis eine Kassenordnung NEU ausgearbeitet werden. Diesbezüglich gibt es den Auftrag, die grundsätzliche Struktur gemeinsam mit der Stadt Villach zu erarbeiten.

Den das Rechnungswesen tangierenden Empfehlungen des Kärntner Landesrechnungshofes wurde einerseits in der Haushaltsordnung NEU Rechnung getragen und andererseits erfolgt die weitere Umsetzung in der Kassenordnung NEU.

In Bezug auf das interne Kontrollsystem wird darauf hingewiesen, dass Kontrollaktivitäten in vielen Arbeitsabläufen sowie auch umfangreiche interne oder externe Vorschriften die Abläufe regeln. Es wird in der Stellungnahme umfassend auf zahlreiche externe und interne Regelungen verwiesen.

Es sind daher in den bestehenden Systemen der Stadt Klagenfurt, entgegen anderslautenden Behauptungen, sehr wohl wesentliche IKS–relevante Elemente verankert. Dies wurde 2017 vom Kontrollamt auch so festgestellt. Beispiele dafür sind der ausgabenseitige Rechnungsworkflow, das neue CAFM in der Abteilung Facility Management, mehrere auf Geodaten basierende Anwendungen, etc.

Die Stadt stellt in ihrer Stellungnahme fest, dass betrügerische Handlungen oft durch die bewusste Außerkraftsetzung von internen Kontrollmechanismen durch die Führungskräfte einer Organisation hervorgerufen werden. Die Stadt macht hier deutlich, dass ein Internes Kontrollsystem nur begrenzt wirken kann. „Dies scheint im vorliegenden Fall mit ein Grund für die im Raum stehenden Malversationen gewesen zu sein. Es wurden bewusst das bestehende System, die rechtlichen Rahmenbedingungen und das in den Dienststellenleiter gesetzte Vertrauen ausgenutzt, um die mutmaßlich malversierten Handlungen setzen zu können“, wird in der Stellungnahme festgehalten.

Seitens des Kontrollamtes wurden nie konkrete Empfehlungen oder Hinweise berichtet, die zu einer unmittelbaren Sofortmaßnahme geführt hätten.

Der Kärntner Landesrechnungshof stellte in seinem Bericht fest, dass die Kontrollmechanismen nicht als reiner Formalakt behandelt werden sollten, sondern daran weitere Kontrollmechanismen geknüpft werden sollten.

Gerade der Umstand, dass die bereits implementierten Kontrollen nicht funktioniert haben, ist ein Hinweis dafür, dass nicht das Fehlen eines internen Kontrollsystems zu den Malversationen geführt hat.

Vielmehr lässt sich der Schluss zu, dass die mangelnde Funktionsweise dieser Kontrollen und Fehler in der unmittelbaren Dienstaufsicht dafür mitverantwortlich sein könnten.

Der Kontrollamtsdirektor und Leiter der Abteilung Rechnungswesen wurden mit einer Dienstanweisung auf ihre Pflichten als Abteilungsleiter aufmerksam gemacht.

Inwieweit die Adaptierung von Verordnungen und Richtlinien Malversationen verhindern sollen, ist nicht erkennbar, zumal aus den aufliegenden Prüfungsfeststellungen der KPMG und des Landesrechnungshofes hervorgeht, dass die implementierten Kontrollmechanismen und die Prüfungshandlungen des Kontrollamtes unwirksam waren.

Einerseits wurde dem Magistratsdirektor im Rahmen der Dienstaufsicht vom zuständigen Abteilungsleiter immer wieder bestätigt, dass alles bestens sei, das Vier-Augen-Prinzip funktioniere.

Andererseits liegen an die Bürgermeisterin adressierte Bestätigungen des Kontrollamtes zum Beispiel vom Juni 2018 und Berichte des Kontrollamtes zum Rechnungsabschluss zum Beispiel vom April 2019 an den Gemeinderat vor, die bestätigen, dass es keinen Grund für eine Beanstandung gegeben hat, die internen Verrechnungszahlwege ausgeglichen sind (Saldo Null).

Zu diesem Zeitpunkt gab es auf dem Verrechnungskonto „Geldtransfers“ in der Stadthauptkasse bereits einen aushaftenden Betrag in der Höhe von 1,760.000 Mio Euro. Es wurde dadurch der Eindruck erweckt, dass die durch das Kontrollamt vorgenommenen Überprüfungen der Stadtkasse ohne Beanstandungen geblieben wären.

Für die Bürgermeisterin und den Magistratsdirektor ergab sich zusammenfassend folgendes Bild:
Bei Rückfragen an den zuständigen Abteilungsleiter wurden nie Umstände angeführt, die zu umgehenden Sofortmaßnahmen im Zusammenhang mit der Führung der Hauptkasse veranlasst hätten.

Die Prüfberichte des Kontrollamtes „unvermutete Kassenprüfung in der Hauptkasse“ beinhalteten keine Umstände, die zu umgehenden Sofortmaßnahmen in Zusammenhang mit der Führung der Hauptkasse veranlasst hätten. Das Geldtransferskonto in der Stadthauptkasse war dem Kontrollamt nicht bekannt.

Die Berichte zum Rechnungsabschluss bis zum Jahr 2018 beinhalteten keine Umstände, die zu umgehenden Sofortmaßnahmen in Zusammenhang mit der Führung der Hauptkasse veranlasst hätten.

Es gibt im Magistrat schon derzeit eine große Anzahl von Vorschriften mit ganzheitlichen IKS-Ansätzen. Diese reichen von externen Vorschriften wie der VRV, den Verfahrensvorschriften über das Stadtrecht bis zu internen Vorschriften wie den haushaltsrechtlichen Bestimmungen, verschiedenen IT-Applikationen und damit verbundenen Workflows.

Die Schwachstelle in allen Systemen ist und bleibt der Mensch. Deswegen sind unabhängig von allen möglichen und erdenklichen Vorschriften entsprechende Kontroll- und Prüftätigkeiten unersetzbar, wie der vorliegende Kriminalfall eindeutig und anschaulich beweist.

Umfassende Maßnahmen getroffen:
Bereits im zweiten Jahr meiner Amtszeit als Bürgermeisterin erfolgte die Aufnahme eines in IKS ausgebildeten Mitarbeiters, der ein halbes Jahr vor Bekanntwerden der Unregelmäßigkeiten in der Stadtkasse ein IKS-Pilotprojekt in einer ausgewählten Abteilung startete, stellt die Bürgermeisterin fest. Diese Initiative wurde bereits personell verstärkt und wird im Stellenplan 2021 personell weiter aufgestockt.

Bezüglich der Umsetzung der einzelnen Empfehlungen der KPMG und des Landesrechnungshofes teilt die Stadt folgendes zusammenfassend mit:
Nachdem der Leiter der Abteilung Rechnungswesen und der Kontrollamtsdirektor das Vorliegen eines technischen Buchungsgebrechens ausgeschlossen hatten, wurde eine Sachverhaltsdarstellung bei der Staatsanwaltschaft Klagenfurt eingebracht.

Nach Bekanntwerden der Unregelmäßigkeiten in der Stadtkasse wurde für das Geldtransferskonto zuerst das Vier-Augen-Prinzip eingeführt und in weiterer Folge das Verrechnungskonto Geldtransfers organisatorisch und nunmehr auch EDV-technisch von der Stadthauptkasse getrennt.

Zeitgleich wurde die KPMG/Mag. Nayer mit einer forensischen Untersuchung und nach Vorliegen des diesbezüglichen Gutachtens mit einer IKS – Schwächenerhebung und den sich daraus ergebenden Verbesserungen beauftragt.

Gleichzeitig wurde dem Kontrollamtsdirektor ein umfassender Prüfauftrag bzgl. der systematischen Prüfung der Stadtkasse erteilt, die das Kontrollamt zumindest in der Zeit des derzeit im Amt befindlichen Kontrollamtsdirektors von Amts wegen nicht vorgenommen hat.

Zusätzlich wurde die KPMG beauftragt, für alle Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter einen verpflichtenden Workshop betreffend Risikomanagement abzuhalten.

Der ebenfalls beauftragte verpflichtende Workshop für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Kontrollamtes wird sich ausgehend von den durch die VRV 2015 geänderten Rahmenbedingungen mit der Entwicklung eines einheitlichen Verständnisses in Bezug auf die Durchführung strategischer Risikoanalysen, dem Thema Risikobewertung und der Entwicklung eines risikoorientierten
Prüfplans sowie mit der Planung und Durchführung einer Kassenprüfung befassen.

Die Abteilung Rechnungswesen wurde in Ergänzung zu bereits ergangenen Dienstanweisungen angewiesen, die sich aus dem Bericht des Kärntner Landesrechnungshofes, Stadtkasse der Landeshauptstadt Klagenfurt am Wörthersee (vorläufiges Ergebnis), Oktober 2020 und den KPMG Verbesserungsvorschlägen ergebenden Empfehlungen zu evaluieren und einer sofortigen Umsetzung zuzuführen.

Die KPMG wurde auch bereits beauftragt, die Umsetzung dieser Empfehlungen nach Möglichkeit noch in diesem Jahr zu evaluieren.

Zur Abklärung von möglichen Dienstpflichtverletzungen wurde aufgrund einer Empfehlung unserer Rechtsvertretung eine Sachverhaltsdarstellung an die Disziplinarkommission übermittelt.

Die Landeshauptstadt Klagenfurt bedankt sich für die umfangreichen Empfehlungen des Kärntner Landesrechnungshofes und wird diese, soweit sie nicht schon umgesetzt wurden, einer raschen Umsetzung zuführen.

Die gesamte Stellungnahme der Landeshauptstadt Klagenfurt finden sie auf der Homepage unter: www.klagenfurt.at

Foto: Mein Klagenfurt/Archiv

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